'Vi vil rigtig gerne hjælpe'
En undersøgelse i 2017 gav stiftsadministration input til, hvordan de kunne være til større gavn for sogne og provstier. Annette Nordenbæk fortæller her, hvad resultatet er blevet brugt til.
Annette Nordenbæk trådte til som kontorchef for Helsingør Stift i januar 2018, og en af hendes opgaver har været at følge op på Kirkeministeriets brugerundersøgelse af stifterne fra 2017.
Af Malene Bjerre
”Jeg drømmer om, at vores brugere ikke opfatter os som en ophøjet myndighed, de ikke har lyst til at henvende sig til. De skal have fornemmelsen af, at afstanden til os er kort, og de skal opleve os som både vedkommende, hjælpsomme og venlige.”
Annette Nordenbæk, overtog chefstolen i stiftsadministration i Helsingør, kort efter at Kirkeministeriet i 2017 udgav en analyse af stifterne. Analysen indeholdt blandt andet en undersøgelse af, hvor tilfredse brugerne – de ansatte og menighedsrådsmedlemmerne i stiftet – var med stiftsadministrationens arbejde, og som den nye chef har det været hendes opgaver at forholde sig til konklusionerne og at gennemlæse den survey, der var en del af undersøgelsen.
”Der var mange gode kommentarer til os i surveyen, som vi har gået minutiøst igennem. Der var heldigvis generelt tilfredshed med stifternes arbejde, også i Helsingør, men der var også ting, vi kunne se, vi skulle gøre noget ved,” siger Annette Nordenbæk. ”Mange oplevede os som fjerne og usynlige og var utilfredse med de lange ekspeditionstider. Og det duer jo ikke.”
Direkte telefonnummer
Det er ikke, fordi stiftsadministrationen har fået flere ressourcer i mellemtiden, snarere tværtimod. Så løsningen har ikke kunnet bære at ansætte flere medarbejdere. I stedet har Annette Nordenbæk og resten af medarbejderne sat ind forskellige steder, fortæller hun.
”Noget af det første, vi greb fat i, var at lægge billeder af medarbejderne ind på hjemmesiden, beskrive den enkeltes arbejdsområder og skrive det direkte telefonnummer til dem. Det har gjort det lettere at få fat i den rigtige medarbejder, og det betyder også noget, at man ved, hvem man taler med. Vi har også beskrevet en række opgaver i en form for skabeloner, sådan at en kollega kan gå ind i skabelonen og tage over i hastesager, hvis der er en, der er syg.”
Tilgængelig information
Et andet indsatsområde handler om at få gjort opmærksom på de information og hjælpeværktøjer, der allerede er på DAP’en og hjemmesiden, så præster og menighedsråd lettere kan finde frem til svar på deres spørgsmål selv og ikke behøver vente på svar fra stiftsadministrationen. Tilsvarende er stiftet begyndte at tilbyde konsulentrunder og gå hjem-møder, hvor menighedsrådene kan få hjælp tidligt i processen og undgå fejl og problemer senere hen.
”Og så har vi holdt flere kurser for at få fokus på, hvordan vi skriver imødekommende og letforståeligt og i det hele taget får et godt arbejdsklima, både med vores brugere og hinanden,” fortæller Annette Nordenbæk. ”Vi har en flad struktur i stiftsadministrationen, hvor vi er tæt på hinanden, og alle skal frit kunne spørge mig og alle andre om noget. Og det samme gælder vores brugere. Vi vil faktisk rigtig gerne hjælpe – det er det, vi er her for.”
