Personlig planlægning og kalenderstyring

Vi kommer aldrig til at nå det hele perfekt. Nogle gange må man vælge at færdig er bedre end perfekt. Men hvis man aldrig får arbejdet i dybden, kan det gå ud over arbejdsglæden. Så prioritér hvilke opgaver, du kommer i dybden med i denne uge/måned/kvartal, og hvilke du gør færdig med en mindre indsats. Forestil dig dit arbejde som et gammelt stereoanlæg med en masse knapper. Du kan ikke have alle skruet op på ti altid, så du må prioritere, hvilke knapper der skal stå på ti og hvilke der må skrues længere ned. Men prøv at variér hvilke knapper, der skrues op og ned, så det ikke er det samme, der altid står på fem eller det samme, der altid står på ti.

Saml dine opgaver ét sted, så du ikke skal bruge din mentale energi på at have overblik over to forskellige kalendere og 20 gule sedler. Og få opgaverne skrevet ned, så de ikke ligger og roder inde i dit hoved. Nogle sender en mail til sig selv, når de får en god idé eller en tanke, som skal huskes. Andre bruger diktafonen på telefonen. Andre har en blok eller kalender med plads til noter. Det vigtige er, at du ikke skal bruge hjernekapacitet eller nattesøvn på at huske det hele inde i hovedet.
Sæt tid af til at planlægge, hvornår du laver dine opgaver. Husk, at der også skal sættes tid af til forberedelse, transport og efterarbejde (referater, opgaver, skrivning) ved møder og samtaler. Når der kommer store opgaver ind, så sæt tid af til at forberede dem i god tid i kalenderen. Så kan du slippe for at kæmpe med dem i sidste øjeblik samtidig med, at der tikker to bisættelser ind.

En afbrydelse koster meget arbejdstid. Måske var det bare et kort spørgsmål eller et hurtigt blik på en mail, der poppede op på skærmen. Men det tager lang tid at komme ind i tankegang og flow igen efter en afbrydelse. Når du ved, at du skal bruge nogle timer til at skrive, så minimér afbrydelser. Luk døren, sæt telefonen på lydløs. Og gå i gang! Man er ikke altid inspireret, nogle gange er det bare hårdt arbejde at få skrevet sin prædiken – og det er bedre at gå i gang end at udsætte det. 
Langt de fleste afbrydelser er nogle, vi selv skaber. Dér hvor vi surfer på internettet, tjekker mails eller Facebook eller henter endnu en kop kaffe, fordi det er svært at komme videre. Men vores egen afbrydelser er lige så forstyrrende som andres. En metode kan være ’sprint-metoden’: Sæt et stopur til 30 minutter og koncentrer dig 100% om opgaven i den tid. Derefter fem minutters pause til at strække ben og gå ud i haven med en kop kaffe. Og så en ny omgang sprint med stopur og fuldt fokus.

Udskydelsesadfærd er der, hvor vi udsætter arbejdsopgaverne gang på gang. Det kan være værd at undersøge, om der er et mønster i ens udskydelsesadfærd. Hvilke opgaver udskydes? Hvorfor? Måske er det fordi man arbejder bedst om formiddagen, men altid har møder og samtaler på det tidspunkt, og derfor først skal skrive prædiken kl. 15, hvor man ikke har mere energi. Så kan der rykkes rundt på opgaverne. Eller det kan være fordi man ikke kan overskue opgaven. Så er det godt at bruge ’sprint-metoden’, se punkt 3, for at få hul på opgaven (som sjældent er så uoverskuelig, når man er i gang, som den var før man kom i gang). Tag tyren ved hornene og læg opgaven på et tidspunkt, hvor du ved, at du har god arbejdsenergi.

Mange overspringshandlinger skyldes, at man reelt har brug for en pause. Så i stedet for at surfe på internettet er det bedre at tage en kort pause, få bevæget sig og få lidt frisk luft, for derefter at gå i gang. Hellere en rigtig pause på ti minutter end drænende overspringshandlinger i 40 minutter.

Som præster oplever vi mange stemningsskift i løbet af dagen. Læg tid ind til ti minutters pause mellem møder, samtaler, undervisning mv. Det er godt givet ud at have lidt tid til at nulstille sig og fokusere roligt ind på næste opgave og stemning.

Prøv så vidt muligt at undgå for mange løse ender, der roder rundt i hovedet, når man skal sove. Færdiggør opgaven, hvis der er mulighed for det. Hvis der ikke er tid til det, eller hvis du skal afvente noget, før du kan komme videre, så skriv det i kalenderen eller på opgavelisten. Så er det ude af dit hoved og du ved, at det står et sted, hvor du ser det senere, og du behøver ikke bruge mental energi på at huske det.